Y es que son varias las ventajas que tienen este tipo de eventos a nivel de imagen, dependiendo, claro, de la dimensión de la actividad. Supone un incremento de la presencia de la marca en los medios, dentro de un panorama comunicativo saturado de mensajes publicitarios y en el que cobran importancia las acciones de publicidad no convencional. Se consigue un mayor contacto con el potencial cliente a través de desarrollo de este tipo de acciones de relaciones públicas, así como reforzar la relación con los ya clientes. Además, permite diferenciarse de la competencia, ya que aunque el mensaje publicitario no es tan directo, se multiplica la percepción positiva de la marca gracias a los valores positivos que transmite el deporte, mostrando un lado de la empresa o marca más comprometido con la sociedad.

Para la realización de un evento de este tipo hay que tener un completo plan de trabajo que englobe las acciones previas, las que se realizarán durante y tras el evento.

Antes de la realización de la actividad es muy importante tener un control y desarrollo logístico de todos los recursos humanos y materiales, y por supuesto realizar una campaña de promoción dirigida a nuestros públicos de interés. Una de las herramientas más útiles a la hora de promocionar este tipo de actividades y de organizar equipos y participantes es a través de Internet, haciendo siempre un seguimiento de cada uno de los contactos realizados.

En el evento ha de cuidarse la imagen de la marca con una implantación publicitaria adecuada que abarque desde el recinto hasta la vestimenta de los deportistas. Es necesario controlar los tiempos y seguir un timing marcado de antemano,  pero teniendo capacidad de reacción ante cualquier tipo de improvisto que pueda surgir durante el desarrollo de la actividad y que pueda alterar los acontecimientos.

Tras la realización del evento es importante mantener el contacto con los participantes haciéndoles llegar las impresiones de la actividad y las imágenes tomadas (fotografías y videos).

Así pues, un evento deportivo bien gestionado puede provocar en el público una percepción muy positiva de la empresa que lo patrocina, tanto si se trata de una acción para dar a conocer un producto o marca como para reforzar la imagen.

El autor, Julius Solaris, carga contra el “Live Tweeting”, es decir, la retransmisión vía Twitter de los datos y citas de interés de un evento, conferencia, congreso… Afirma: Live tweeting sessions is démodé, passé, or… well it’s not cool anymore. Además tacha esta práctica de molesta y utiliza el término “Twomiting” (Twittear + vomitar). Alude a la organización de los eventos como responsables del “twomiting”. Según Solaris, fomentamos el twomiting si:

-       No habilitamos Live Streaming. Estamos de acuerdo, pero en muchos casos, por decisión de nuestros clientes, no podemos utilizar Streaming y el Live Tweeting se convierte en una manera útil de seguir los contenidos del congreso.

-       No animamos a los asistentes a redactar posts de resumen y análisis. Claro que los podemos animar, pero… muchas veces, pocos asistentes de nuestros eventos  dispone de un blog y en muchas ocasiones no es fácil conseguir que redacten contenidos de calidad sobre el congreso

-       No tenemos un Twitter oficial que resuma los puntos más destacables. Aunque lo tengamos, ¿eso impide que los asistentes trasladen a Twitter las citas o datos que les resulten de interés?

Solaris aporta también algunas formas de emplear el hashtag que considera positivas frente al “twomiting”: opinar sobre la calidad del ponente o contenido, citarse con otros asistentes para promover el networking, informar de la existencia de un negocio cercano u ofrecer información resumida o digerida y analizada sobre el evento, por ejemplo, en un post de nuestro blog. Estamos de acuerdo con estas opciones y coincidimos en que aprovechan las posibilidades de Twitter para enriquecer la experiencia en el evento. Sin embargo, no entendemos del mismo modo la posición tan radical que adopta frente al Live Tweeting.

Hasta cierto punto, entendemos que el hecho de que haya tweets compartiendo cada palabra que se dice en una charla y añadiendo el hashtag del evento, pueda resultar molesto, ya que al seguir dicho hashtag, recibiremos multitud de tweets duplicados y citas que quizá no consideremos relevantes. Solaris apunta que debemos “educar” a nuestros asistentes para que utilicen el hashtag correctamente, pero no acabamos de entender que la propuesta de Solaris sea la “manera correcta”.

¿Qué opináis vosotros? ¿Estáis a favor o en contra del Live Tweeting? ¿Os ha ayudado a seguir un evento alguna vez? ¿Estáis de acuerdo con todo lo expuesto por Julius

Antes de lanzar nuestro blog para un evento/congreso tenemos que considerar si es adecuado utilizar este tipo de herramienta según:

-       Tipo de evento/congreso (en este caso, lo tendremos más claro en los congresos, ya que un blog es una forma muy interesante de comunicación entre congresistas, ponentes y organización)

-       Tipo de público al que nos dirigimos. Algunas audiencias no utilizan activamente estos medios, por lo que no podremos alcanzarlas.

-       Tener información que compartir. Si no disponemos de información que compartir con nuestros seguidores no podemos ofrecerles un blog con calidad informativa.

Se han de considerar algunas pautas básicas que en muchos casos coinciden con los principios esenciales para el éxito de cualquier tipo de blog:

-       Compartir información de interés: en este punto entenderemos que la forma de comunicarnos ha de ser algo más informal que en otros documentos, para lograr un diálogo con el público, logrando que sea atractivo para el lector.

-       Actualización continua: no sirve crear un blog y no actualizarlo con cierta periodicidad, ya que lo que provocaremos es que nuestros seguidores pierdan el interés.

-       Provocar la participación: para ello instaremos a nuestro público a que comparta sus opiniones sobre las informaciones que les ofrecemos mediante preguntas que provoquen una reacción en los lectores. Incluso podemos potenciar la implicación de la audiencia permitiéndoles a colaboración directa en el blog.

-       Conversación e interactividad: así como intentamos que los seguidores de nuestro blog nos contesten, nosotros hemos de estar atentos y solucionar (o al menos intentarlo) las cuestiones que ellos nos puedan plantear.

-       No prometer lo que no puedas cumplir: crear expectativas y no llegar a cumplirlas provocará decepción en la audiencia e incluso situaciones de crisis comunicativas.

-       No censurar: con esto no queremos decir que “todo vale”. Pero si tenemos algún comentario incómodo o fuera de lugar hemos de intentar siempre responder con educación y pedir a nuestros participantes que se ciñan al tema para el que ha sido creado el blog y si han de criticar, siempre es más productiva la crítica constructiva.

-       Cuida la imagen del blog: la imagen que proyectes en tu blog será el que tu evento/congreso proyectará. La información ha de estar bien estructurada y ser atractivo con sólo echarle un vistazo.

En el próximo post hablaremos sobre las funciones del blog en las distintas fases el evento: en su preparación, su desarrollo y de forma posterior a su celebración.

Son muchos los blogs y expertos que hablan del 2010 como un año en que los eventos se verán marcados por las redes sociales y la comunicación online. Entre las tendencias que se señalan está el aumento de los eventos virtuales (VisualMente te muestra como funcionan).

Algunos apuntan que los eventos virtuales sustituirán a los presenciales. Si bien es cierto que los eventos virtuales ofrecen multitud de ventajas, en Tarsa, pensamos que el cara a cara no está en peligro, ya que no se trata de ?dedicarnos a otra cosa?, sino de saber aprovechar las nuevas posibilidades y aplicarlas a nuestra tarea.

Los eventos virtuales aportan ventajas tan significativas  como:

-       el ahorro de costes

-       la disminución del impacto medioambiental

-       la inmediatez de la información y las conversaciones

-       la eliminación de las barreras espacio-temporales

-       la posibilidad de medirlo todo

Y para el asistente virtual es de gran ayuda:

-       no tener que desplazarse al evento

-       la facilidad del networking online

-       poder conjugar la asistencia al evento con su rutina diaria.

-       el fácil acceso a la información (durante y después del evento)

Sin embargo, la calidad del encuentro presencial es insustituible. En nuestra opinión, el trato directo con las personas es esencial para el aprovechamiento completo del mismo. La experiencia no es comparable, y por eso, entendemos que el futuro (al menos a medio plazo) de los eventos virtuales es ofrecer un plus a los eventos presenciales. Sobre todo, al poder acceder a un público más amplio (lejano geográficamente, ocupado en otros compromisos, interesado solo en un aspecto del acto o congreso, etc.).

Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que ofrecen, los eventos virtuales parecen no acabar de despegar, como apunta este artículo de Eventos Magazine.

¿Qué opináis vosotros? ¿Cómo creéis que evolucionará el uso de lo virtual en eventos? ¿Cómo complemento? ¿Independientes de los eventos presenciales? ¿Sólo tendrá éxito el uso puntual de herramientas como el streaming o la aplicación de redes sociales?