En la actualidad, el público está saturado de información de mensajes que le llegan a través de miles de fuentes y canales diferentes. Pero no todos estos mensajes son igual de efectivos y duraderos. En un mercado tan competitivo, es de vital importancia la imagen de una empresa, evento o congreso, por lo que hay que apostar fuertemente por la diferenciación y el posicionamiento.

La imagen visual es la que transmite la primera impresión sobre el estilo, la cultura, la trayectoria… de cualquier congreso, evento o acción. La imagen de un acto puede ser la que diferencie tu congreso, evento o acción de la de otros. Los diseñadores proporcionan diversas propuestas de imagen tomando en consideración el mercado y el público al que se quiere dirigir, así como el impacto que se quiera dar al evento.

No es lo mismo realizar una imagen para un congreso internacional que local, en el que las referencias visuales son más concretas y conocidas por el público local. En el caso de un congreso internacional, las referencias icónicas deben ser más generales o globales, para que el mensaje que se quiere transmitir pueda ser reconocido por el público internacional.

Tampoco es lo mismo diseñar la imagen para un público joven o uno de mediana edad. Igual que el lenguaje, las referencias icónicas de la imagen de nuestro evento se tienen que adaptar a las jergas y a los estilos conceptuales de los distintos públicos a los que nos dirigimos.

En conclusión, una buena imagen unida a una excelente organización dan como resultado un evento exitoso.

Cada vez más crece el uso de redes sociales en eventos y convenciones, así como el debate sobre las nuevas posibilidades que abren estas herramientas, las ventajas e inconvenientes de sus aplicaciones, la dificultad de asimilar tanta novedad en esta vorágine de información, etc.

En nuestro libro OPC 2.0: Guía sobre el uso de medios sociales para organizadores profesionales de congresos, convenciones y eventos, trata de servir de introducción a los profesionales de los eventos.  Describe la nueva realidad creada por estos medios, analiza algunas de las posibilidades que ofrecen y ayuda a comprender la nueva forma de comunicar y relacionarse en la red.

Hoy, queremos que compartáis vuestras experiencias con las redes sociales en eventos, vuestras opiniones, impresiones y críticas. Entre todos los comentarios* recibidos en nuestro blog y en nuestras redes sobre el uso de medios sociales en eventos sortearemos dos ejemplares de OPC 2.0.

* Entrarán en el sorteo todas alquellas personas que escriban algún comentario relacionado con el tema de medios sociales en eventos antes del 8 de junio de 2011. Aunque se escriban varios comentarios se participará una sola vez.

OPC responde a las siglas de Organizadores Profesionales de Congresos. Empresas OPC como la nuestra, centralizan las tareas de preparación y desarrollo de un congreso, cuidando los detalles para que los congresistas no deban preocuparse más que de aprovechar los contenidos de la reunión y disfrutar de las actividades propuestas.

Realizamos tareas de secretaría técnica, científica y turística. Desde la contratación de las sedes y ponentes, pasando por la coordinación de inscripciones y programa, hasta la creación de actividades sociales para hacer del congreso un evento útil y que deje huella en el asistente.La tarea sigilosa de la OPC, debe hacer lo posible por facilitar cualquier gestión de los congresistas y ponentes, al tiempo que busca una experiencia amena y didáctica que quede en el recuerdo del visitante.

Os dejamos con este video que formó parte del Libro de Recetas de nuestra Cocina, y que deja clara la razón de ser de las empresas OPC.

Es la primera vez que el evento tiene lugar en una ciudad que no es capital de provincia, lo cual posiciona a Elche como en lugar destacado dentro de la red de destinos de convenciones y congresos. OPC Comunidad Valenciana, así como todos los colaboradores, están procurando que este congreso sea útil, sostenible, comprometido y accesible.

Se trata de una ocasión ideal para que empresas OPC, como es Tarsa, compartamos nuestro trabajo y conocimiento y hallemos conclusiones y caminos para adaptarnos a los nuevos tiempos.

Por supuesto, compartiremos con vosotros las experiencias y conclusiones del congreso a través de este blog y otras redes sociales, aportando nuestra visión como asistentes y como colaboradores del Congreso Nacional de OPC 2011.

Os dejamos  aquí el canal de Youtube, en el que encontraréis algunos videos sobre el congreso.

Aprovechamos que hoy mismo se ha inaugurado el XXIII Congreso Nacional de Empresas OPC (al que estamos asistiendo y del que seguramente también os contaremos algo aquí), para comentar los contenidos de la conferencia que tuvimos la oportunidad de impartir en el marco del último FITUR, invitados por la misma Federación que organiza esta reunión.

En aquel encuentro, intentamos plantear cómo construir la presencia profesional de los organizadores de eventos y congresos en la red a través de unas preguntas muy básicas.?¿Qué buscan nuestras empresas en las redes? Nosotros pensamos que buscan principalmente tres cosas: comunicación, conocimiento y sobre todo negocio. Las redes, el diálogo, la conversación con los miembros de nuestras comunidades son algo fundamental como también lo es la búsqueda de conocimiento, de información, de la actualidad y lo noticioso, en un mundo en el que las personas, las identidades individuales están reemplazando cada vez más a los medios de comunicación social como fuentes de información y conocimiento.. El negocio también muy importante (a través del posicionamiento de nuestras empresas, de la captación de clientes, de público, de congresistas/asistentes, de notoriedad…) pero es dependiente de los dos anteriores.

La segunda pregunta que se planteó fue ¿Qué pueden ofrecer nuestras empresas en este sentido? Nuestra respuesta fue la explicación de lo que hacemos en TARSA. Podemos ofrecer la generación de networking (palabra que reivindicamos para los OPC como los primeros generadores de ésto hace ya décadas)y la construcción de la identidad digital de nuestros clientes y empresas, de forma paralela a la construcción de la reputación. Siendo más concretos, un Organizador Profesional de Congresos puede, a través de las redes digitales construir comunidades que le puedan ser útiles a la hora de sus congresos, puede servirse de ellas para dinamizar de forma eficaz todo tipo de eventos y también puede obtener (aunque hay que ser prudente con ésto) una forma de comercializar todo tipo de reuniones, servicios, etc…?Después de poner algunos ejemplos, también señalamos algunos errores que se pueden cometer en esta tarea de introducirnos en las redes:

-Estar presente en las redes sin estrategia

-Tener demasiada prisa en obtener resultados

-Usar perfiles personales para organizaciones, empresas o instituciones.

-Demasiada insistencia e intrusión (SPAM) en la “vida” digital de los miembros de nuestras comunidades.

-No actualizar contenidos con frecuencia. (No basta con estar, hay que actuar)

-Lanzar información unidireccional en lugar de buscar el diálogo y la conversación.

Si utilizamos bien las redes y logramos optimizar su uso, podremos obtener una gran rentabilidad, ser la principal fuente sobre información de nosotros mismos, nuestros eventos o clientes, lograr detectar las variaciones, gustos, cambios en las demandas o gustos de públicos, en un tiempo récord. Además con el uso de las redes, está claro que se consigue un mejor posicionamiento en los buscadores más conocidos, más visibilidad en internet, mayor implicación de los trabajadores.?Nos atrevimos a concluir con tres consejos:

-Publicar contenido que el público desee compartir, aportando valor.

-No hablar sólo de nosotros mismos: primero los demás y luego nosotros. Conversar.

-Evalúa y aprende siempre. Esta formación no acabará nunca.

Y en este sentido terminamos con una frase que no es de ningún gurú de todo esto, sino del Antiguo Testamento, con unos cuantos cientos de años de antigüedad:

Lo que por tu estudio sabes, no lo guardes con siete llaves sino, con buenos modos, comunícalo a todos

(Libro de los Proverbios)

Son muchos los blogs y expertos que hablan del 2010 como un año en que los eventos se verán marcados por las redes sociales y la comunicación online. Entre las tendencias que se señalan está el aumento de los eventos virtuales (VisualMente te muestra como funcionan).

Algunos apuntan que los eventos virtuales sustituirán a los presenciales. Si bien es cierto que los eventos virtuales ofrecen multitud de ventajas, en Tarsa, pensamos que el cara a cara no está en peligro, ya que no se trata de ?dedicarnos a otra cosa?, sino de saber aprovechar las nuevas posibilidades y aplicarlas a nuestra tarea.

Los eventos virtuales aportan ventajas tan significativas  como:

-       el ahorro de costes

-       la disminución del impacto medioambiental

-       la inmediatez de la información y las conversaciones

-       la eliminación de las barreras espacio-temporales

-       la posibilidad de medirlo todo

Y para el asistente virtual es de gran ayuda:

-       no tener que desplazarse al evento

-       la facilidad del networking online

-       poder conjugar la asistencia al evento con su rutina diaria.

-       el fácil acceso a la información (durante y después del evento)

Sin embargo, la calidad del encuentro presencial es insustituible. En nuestra opinión, el trato directo con las personas es esencial para el aprovechamiento completo del mismo. La experiencia no es comparable, y por eso, entendemos que el futuro (al menos a medio plazo) de los eventos virtuales es ofrecer un plus a los eventos presenciales. Sobre todo, al poder acceder a un público más amplio (lejano geográficamente, ocupado en otros compromisos, interesado solo en un aspecto del acto o congreso, etc.).

Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que ofrecen, los eventos virtuales parecen no acabar de despegar, como apunta este artículo de Eventos Magazine.

¿Qué opináis vosotros? ¿Cómo creéis que evolucionará el uso de lo virtual en eventos? ¿Cómo complemento? ¿Independientes de los eventos presenciales? ¿Sólo tendrá éxito el uso puntual de herramientas como el streaming o la aplicación de redes sociales?